Auslieferungen

Das Verrechnungsmodul verwaltet die Lieferscheine und ausgehenden Rechnungen. Es baut auf dem Basis- und dem Auftragsmodul auf. Die aus dem Auftragsmodul übernommenen Daten werden zu Lieferungen und den dazugehörigen Rechnungen zusammengefasst. Dabei ergibt sich zu jeder Lieferung genau eine Rechnung. Lieferfertige Leistungen aus der Auftragsverwaltung werden solange zu einer Lieferung zusammengefasst bis diese als vollständig markiert wird. Weitere lieferfertige Leistungen werden dann zu einer neuen Lieferung. Dann kann zu der vollständigen Lieferung eine Rechnung erstellt werden. Dies ist entweder manuell über die Lieferscheinmaske oder auch durch einen automatischen Rechnungslauf möglich.

Menue: Ausliefern → Lieferscheine

Zur Verwaltung der Lieferscheine steht die Maske in der Abbildung zur Verfügung.

Um einen Lieferschein zu erzeugen, müssen lieferfertige Waren in der Auftragsverwaltung eingetragen sein. Dazu öffnet man die Produktdetails und erhöht die aktuelle Anzahl des Produktes. Im Beispiel wurden die Basisinstallation des Rechners sowie die Installation vor Ort ausgeführt. Mit Hilfe des Buttons Ausliefern in der Auftragsmaske werden die fertigen Produkte zu einem Lieferschein hinzugefügt bzw. es wird ein neuer Lieferschein erstellt und die Lieferscheinmaske aufgerufen. Im Eingabebereich der Lieferscheinstammdaten kann ein Mitarbeitender als Auslieferungsbetreuer eingesetzt werden. Bei einem neuen Lieferschein wird, falls schon Lieferscheine für den Auftrag existieren, der Auslieferungsbetreuer des vorhergehenden Lieferscheines eingetragen oder der Auftragsbetreuer falls noch kein Lieferschein für diesen Auftrag existiert. Weiter kann ein neuer Kontakt zum Kunden eingetragen werden. Die Rechnung richtet sich dann an diesen Kontakt. Im unteren Bereich der Maske werden die Produkte des Lieferscheines angezeigt. Der Lieferschein kann ausgedruckt werden. Solange die Auslieferung nicht erfolgt ist, wird der Ausdruck als Entwurf markiert. Als ausgeliefert markieren kann man den Lieferschein mit dem Button Ausliefern. Gleichzeitig erfolgt der erstmalige Ausdruck des Lieferscheins. Es können danach beliebig viele Exemplare ausgedruckt werden. Mit dem Button Rechnung wird eine Rechnung zu diesem Lieferschein erstellt. Es wird dann die Rechnungsmaske aufgerufen.

Menue: Ausliefern → Rechnungen Zur Verwaltung der Rechnungen steht die Maske in der Abbildung zur Verfügung.

Der Rechnung kann ein Rechnungsbetreuer zugewiesen werden. Bei der Erstellung der Rechung wird entweder der Rechungsbetreuer der vorhergehenden Rechnung zu diesem Auftrag eingetragen oder, falls keine vorhergehende Rechnung existiert, der Auslieferungsbetreuer. Weiter können die Zahlungskonditionen und der Rechnungstext ausgewählt werden. Die Texte werden mit Hilfe der Maske zur Verwaltung von Rechungskonditionen vordefiniert. Dort wird auch zu jeder Rechnungskondition ein Zahlungsziel eingegeben. Ist diese Zeit seit Versand der Rechnung verstrichen und wurde die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt nicht als bezahlt markiert, so wird zur Mahnung fällig markiert. Diese ¨ Uberprüfung findet bis drei mal statt. Für die zweite bzw. dritte Mahnung ist ein festes Interval von jeweils 2 Wochen definiert. Eine Rechnung wird durch den Button Versenden als versendet markiert und es wird gleichzeitig ein Ausdruck erstellt. Dieser Ausdruck wird in der Datenbank gespeichert und bei jedem weiteren Ausdruck verwendet. So wird eine nachträgliche Veränderung der Rechnung, etwa durch Modifikation der Stammdaten des Kunden, ausgeschlossen. Eine Rechnung wird durch den Button Bezahlt als bezahlt markiert. Falls das Modul HBCI benutzt wird, wird eine Rechnung automatisch als bezahlt makiert, sobald die Zahlung auf dem Konto eingegangen und zugewiesen wurde. Im zweiten Bereich der Maske werden die Produkte angezeigt, die verrechnet werden. Im unteren Bereich können ein oder mehrere Rechnungskontakte zugewiesen werden. Die Rechnung wird in diesem Fall zu diesen Kontakten gesendet. Ist mehr als ein Rechnungskontakt zugewiesen, wird die Rechnungssumme entsprechend aufgeteilt und jeder Rechnungskontakt bekommt eine Teilrechnung. Jede Teilrechnung kann einzeln als bezahlt markiert werden. Eine eventuell notwendige Mahnung wird dann nur an die restlichen Rechnungskontakte versendet.

Menue: Ausliefern → Rechnungsläufe

Ein Rechnungslauf stellt alle Rechnungen , die zur Zeit des Startes des Rechnungslaufes noch nicht verrechnet wurden, in Rechnung. Der Rechnungslauf kann gestartet und die Maske dann verlassen werden. Um die Rechnungen auszudrucken kann der Rechnungslauf im Auswahlbereich ausgewählt und dann gedruckt werden. Ebenfalls ist es möglich in der Rechnungsmaske eine einzelne Rechnung nochmal zu drucken. Während eines Rechnungslaufes kann kein weiterer Lauf gestartet werden. Zur Verwaltung der Rechnungsläufe steht eine Maske in zur Verfügung. Im Auswahlbereich kann man unter dem Kartenreiter Alle vorangegangene Rechnunsläufe auswählen. Die Rechnungen, die der Rechnungslauf beinhaltet, wird im unteren Bereich angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich ein Bereich mit sechs Buttons.

• Drucken - Der ausgewählte Rechnungslauf kann ein weiteres mal ausgedruckt werden. Falls einzelne Rechnungen ausgedruckt werden sollen, so kann das in der Maske der Rechnungsverwaltung Kap. 4.2 ausgewählt werden.
• Vorschau Rechnungslauf - Es wird ein Rechnungslauf durchgeführt, der nicht gespeichert wird.
• Neuer Rechnungslauf - Es wird ein Rechungslauf durchgeführt und die Rechnungen werden ausgedruckt und gespeichert. Die Maske kann während des Rechnungslaufes verlassen werden. Ein notwendiger Ausdruck kann später mit Hilfe des Buttons Drucken erfolgen.
• 1. Mahnung - Es werden alle 1. Mahnungen ausgedruckt.
• 2. Mahnung - Es werden alle 2. Mahnungen ausgedruckt.
• 3. Mahnung - Es werden alle 3. Mahnungen ausgedruckt. Die Mahnungen werden nicht gespeichert. Die Maske darf deshalb während der Läufe nicht verlassen werden.

Menue: Ausliefern → Rechnungskonditionen Zur Verwaltung der Rechnungskonditionen steht eine zweigeteilte Maske zur Verfügung.

Auf der linken Seite können die Rechnungstexte bzw. Rechnungskonditionen nach Kategorien ausgewählt werden. Die Kategorien sind einstufig und können beliebig gewählt werden. Auf der rechten Seite kann eine Kategorie, ein Zahlungsziel sowie der dazugehörige Text mit einem Texteditor eingegeben werden. Bei der Auswahl in der Rechnungsmaske erscheinen Texte ohne Zahlungsziel als Rechnungstexte und mit Zahlungsziel als Rechnungskonditionen. In der Rechnungsmaske werden alle Texte, die ein Zahlungsziel besitzen, als Zahlungskonditionen angezeigt. Texte die kein Zahlungsziel besitzen werden als Rechungstext angezeigt. Es sind zwei Standardrechnungstexte (Geteilte Rechnung, Standard ) und eine Rechnungskondition ( rein netto 30 Tage ) definiert, die nicht gelöscht werden sondern nur geändert werden können. Sie werden beim Erstellen einer neuen Rechnung als Standard eingetragen.