Personal

Mit dem Personalmodul werden die personenbezogenen Stammdaten verwaltet sowie eine Zeitplanung und Zeiterfassung durchgeführt. Die Daten in der Zeitverwaltung werden automatisch zur Auftragsverwaltung weitergereicht, um den aktuellen Projektstand zu erfassen.

Menü: Personal → Personaldaten Zur Verwaltung der Personendaten steht die folgende Maske zur Verfügung.

Im Auswahlbereich kann ein Mitarbeitender ausgewählt werden. Die Daten erscheinen dann in den zwei Anzeigebereichen. Im oberen Anzeigebereich werden die Personendaten, die gleich den Daten aus dem Personendaten sind, angezeigt bzw verändert. Ist als Firma eine der eigenen Firmen eingetragen gilt die Person als Mitarbeiter.

Jede Person kann Zugriff auf das ERP erhalten, sobald es ein Login erhält, jedoch können nur Mitarbeiter als Betreuer bzw. Manager in den verschiedenen Modulen ausgewählt werden.

In der oben dargestellten Maske können die internen Daten des Mitarbeitenden bestehend aus dem Login, dem Kosten/Stunde, der täglichen Arbeitszeit und einer Farbe eingegeben werden. Falls ein Mitarbeiter als Betreuer von z.B. eines Kontaktes oder von Rechnungen fungieren soll, so muss er aktiv sein. Soll der Mitarbeiter Zugang zum ERP bekommen muss ein Loginname eingegeben werden. Der Zugriff kann mittels Zugriff bis zeitlich beschränkt werden. Aus historischen Gründen kann es vorkommen, das der Mitarbeiter einen Loginnamen besitzt sich jedoch nicht einloggen kann. Diese erkennt man am Haken kann sich einloggen. Besitzt er einen Loginnamen und kann sich nicht einloggen kann man das Login auch einfach durch setzen des Haken und Übernahmen durch Ok bewerkstelligen. Falls Cal/Carddav Zugriff aktiviert ist, dann der Benutzer auf die Kontaktdaten sowie seine Zeitplannung via Webdav sowie Active Sync zugreifen, sofern die das Paket mne_sys installiert wurde. Zusätzlich wird angezeigt, das für den Benutzer Freigaben definiert wurden. Die Kosten pro Stunden wird bei der Auswertung von Projektergebnissen benötigt, um die Differenz zwischen den Kosten, die durch die benötigte Qualifikation für den entsprechenden Arbeitsschritt entstehen würden und den Kosten, die durch den aktuell eingesetzen Mitarbeitenden entstehen, zu berechnen. Die Farbe wird bei der Zeitplanung benötigt.

Falls eine Domain aktiviert wurde, werden Domain Parameter angezeigt. Dort können die Id bzw. die Primäre Gruppe der Unix Parameter im Active Directory geändert werden. Ist die Domain aktiviert, benötigt man zur Übernahme aller Werte das Administrator Password des Active Directorys.

In einem weiteren Kartenreiter können Qualifikationen des Mitarbeitenden hinzugefügt bzw. entfernt werden sowie die Qualifikation beurteilt werden. Diese Information wird bei der Zeitplanung benötigt. Die Qualifikationen können aus einer vorher konfigurierten Auswahl selektiert werden. Die Konfiguration wird in Personalqualifikation beschrieben. Im unteren Kartenreiterbereich können die geplanten Zeiten des Mitarbeitenden angezeigt werden.

Im unteren Kartenreiterbereich befindet sich der Kartenreiter Personaleinstellungen. Dort kann eingestellt werden, ob die Zeiterfassung automatisch stundenweise erfolgen soll und ob bei der Zeiterfassung überlappende Zeiten geprüft werden soll. Der automatische Tabulartor im Tagesrapport sorgt dafür, das im Tagesrapport auf das nächste Feld gesprungen wird, sobald eine korrekte Eingabe erfolgt ist.

Im Kartenreiter Gruppe editieren kann dem Benutzer Zugriffrechte eingeräumt werden. Gruppen, die mit admin beginnen haben Lese- und Schreibrechte, Gruppen die mit erp beginnen nur Leserechte. Menüs für die einzelnen Masken werden mit den Gruppen erp zugeteilt, d.h. eine Mitglied in einer Admingruppe muss auch in der entsprechenden Gruppe erp sein, damit er Zugriff auf die dazugehörigen Masken hat. Es gilt:

Die Gruppe admindb ist gleichzeitig das Login der Zugriff auf alle Daten hat. Diese Gruppe sollte mit äußerster Vorsicht zugewiesen werden. Die Gruppe erpdb hat Zugriff auf einige Konfigurationstabellen.

Menüpunkt: Personal → Tagesrapport Zur schnellen Eingabe der Zeitdaten steht folgende Maske für den Tagesrapport zur Verfügung.

Im oberen Teil befindet sich die Eingabe, die sich in zwei Tabellen aufteilt. Die obere enthält die neben dem Namen und der persönlichen tägliche Arbeitszeit den aktuellen Tag mit Name und Datum sowie die summierte Arbeitszeit des aktuellen Tages. Die Zeile wird in rot dargestellt, solange die Sollzeit nicht erfüllt ist. Mit den beiden Pfeilen links und rechts kann der vorhergehende bzw. der nachfolgende Tag ausgewählt werden. Durch einen Doppelklick erscheint ein Auswahlfenster für ein beliebiges Datum.

Im unteren Teil befindet sich die Tabelle zur Eingabe der Arbeitstunden. Die fett hinterlegten Spalten können verändert werden. Durch einen Klick mit der Maus in das entsprechende Feld kann der Wert verändert werden. Dabei muss die Tabelle von links nach rechts ausgefüllt werden. Im einzelnen sind folgende Werte einzutragen:

• Auftragsnummer - falls sie mit der Tastatur eingegeben wird, wird überprüft, ob ein Auftrag existiert, der mit den schon eingegebenen Zeichen beginnt. Falls es keinen Auftrag gibt, wird das Feld rot eingefärbt, falls es mehrere Aufträge gibt wird es gelb eingefärbt und grün, falls die eingegebenen Zeichen eindeutig sind. Im letzen Fall wird die Auftragnummer vervollständigt. Alternativ kann man durch einen Doppelklick ein Auswahlfenster öffnen, in dem die offenen Aufträge erscheinen und ausgewählt werden können.
• Produktnummer - Analog zur Auftragsnummer kann hier die Produktnummer eingegeben werden.
• Schritt - Falls die Arbeitsschritte für das Produkt, die notwendigen Qualifikation der Arbeitsschritte und die Qualifikationen des Mitarbeiten nur auf einen Schritt passen, wird sofort der Arbeitsschritt eingetragen. Falls es mehrere Möglichkeiten gibt, erscheint eine Auswahlfenster, in dem der Arbeitsschritt ausgewählt werden kann. Das Auswahlfenster kann ebenfalls durch Doppelklick in das Eingabefeld zur Anzeige gebracht werden.
• Uhrzeit - Die Startzeit der Arbeit
• Dauer - Die länge der Arbeit
• Kommentar - Ein einzeiliger Kommentar

Innerhalb der Zeile kann durch Eingabe des Tabulators in das nächste Eingabefeld gesprungen werden. Bei Feldern, die nur durch einen Auswahl ausgefüllt werden können, erscheint sofort das dazugehörige Eingabefenster. Durch Eingabe eines Returns wird versucht,den Eintrag in die Datenbank zu übernehmen. Bei erfolgter Übernahme des Datensatzes in die Datenbank wird in die nächste frei Zeile gesprungen. Im Fehlerfall bleibt die aktuelle Zeile angewählt und die Angaben können korrigiert werden.

Im unteren Teil des Bildschirms kann zusätzlich zu den Zeitauswertungen wie in eine Monatsliste aufgerufen werden. Dort erscheinen alle Tage, die eine Zeiteintrag besitzen, sowie eine Vergleich von Soll- und Istzeit. Ist die Sollzeit für den Tag nicht erreicht, wird die Zeile rot dargestellt. Ebenfalls wird die Summe des Monats ausgegeben. Für den aktuellen Monat werden nur die Tage bis zum aktuellen Tag in der Summe berücksichtigt.

Weiter werden zwei Auswertungen bereit gestellt, die eine Liste erstellen in Abhängigkeit von Personen bzw. Aufträgen sowie einem Zeitinterval.

Nach Auswahl des Auftrages, und Auswahl der Zeit wird eine Auswertung erstellt. Als Voreinstellung für die Zeit wird der aktuelle Monat angezeigt. Zur Schnellauswahl gibt es eine Monatsauswahl. Alternativ können das Start- bzw. Enddatum manuell eingegeben werden.

Menüpunkt: Personal → Zeiterfassung

In der Zeiterfassung werden Arbeitszeiten zu Projektschritten erfasst. Dazu steht die folgende Maske zur Verfügung.

Ein Mitarbeiter hat nur Zugriff auf seine Zeiterfassung es sei denn, er ist Mitglied der Gruppe adminpersonnaltime. Im Auswahlbereich werden die Arbeitsschritte der im letzten Monat verbuchten Zeiten angezeigt. Falls ein Eintrag durch anklicken ausgewählt wird, wird der entsprechende Arbeitsschritt im Detailbereich eingetragen und ein neuer Zeiteintrag eröffnet. Als Startzeit wird die direkt nach dem aktuell ausgewählten Zeiteintrag liegende Zeit eingetragen. Weiter können im Auswahlbereich schon eingegebene Zeiten nach Jahr - Monat - Tag der eigenen Zeiten sowie aller Zeiten und die Zeiten nach Kunden gesucht und ausgewählt werden.

Im Eingabe- und Anzeigebereich eines Zeiteintrages wird einem Arbeitsschritt eines Auftrages zugeordnet. Dazu kann zunächst eine Auftragsnummer eingegeben werden. Die Auftragsnummer wird überprüft, ob sie zu einem aktiven nicht fertigen Auftrag gehört. Ist dies der Fall wird das Eingabefeld grün, anderenfalls bleibt es rot. Alternativ kann mit Hilfe eines Auswahlfensters die Auftragsnummer ermittelt werden. Danach kann eine Produktnummer in gleicher Art eingegeben werden. Es stehen nur die Produktnummern zur Auswahl, die im Auftrag vorhanden sind. Falls eine Produktnummer eingegeben wird, wird überprüft ob es nur einen Arbeitsschritt zu diesem Produkt gibt, welcher mit den Qualifikationen des Mitarbeitenden übereinstimmt. Ist dies der Fall wird dieser Arbeitsschritt sofort in die Maske eingetragen. Falls ein anderer Arbeitsschritt ausgewählt werden soll oder die Produktnummer nicht eingegeben wird, bzw. es mehr als einen Arbeitsschritt gibt kann dieser mit Hilfe eines Auswahlfensters ausgewählt werden. Dazu wird der Button \button{auswählen} neben der Anzeige für den Schritt gedrückt. Als nächstes wird der Name, das Datum, die Zeit und die Dauer eingeben. Zur Übernahme der Werte stehen zwei Buttons zur Verfügung

• Ok/Hinzufügen - Die Werte werden übernommen und es wird ein weiterer Eintrag erstellt. Dabei bleiben die Werte für den Arbeitschritt, der Name und das Datum erhalten.
• Ok - Die Werte werden übernommen und neu angezeigt.

Die Zeiterfassung kann periodisch nachfragen, ob die abgelaufene Zeit aus den aktuellen Schritt erfasst werden soll. Es erscheint dann in regelmässigen Abständen ein Nachfragefenster. Wird dies verneint kann mit Hilfe des Button Neuer Schritt ein neuer Schritt gewählt werden, für den die Zeit erfasst werden soll. Sobald Zeitenträge modifiziert bzw. hinzugefügt werden endet die automatische Zeiterfassung. Neben dem Eingabefeld für die Dauer wird dieses mit dem Wort noauto angezeigt. Die automatische Zeiterfassung wird durch nochmaliges Anwählen der Zeiterfassung im Hauptmenü wieder aktiviert.

Um die Zeit periodisch zu erfassen, muss die Maske zur Zeiterfassung offen bleiben und in den Benutzereinstellungen die periodische Zeiterfassung aktiviert sein.

Im unteren Kartenreiterbereich stehen folgenden Tabs zur Verfügung, um die Zeiten und die Kosten zu kontrollieren:

• Anzeige der jüngsten Zeiteinträge einzeln sowie nach Tagen summiert
• Anzeige der Zeiteinträge des aktuell angezeigten Tages mit Summierung
• Anzeige der eigenen Zeiten und der Kosten nach Qualifikation und Person des aktuellen Auftrages.
• Anzeige aller Zeiten und der Kosten nach Qualifikation und Person des aktuellen Auftrages nach Personen.
• Anzeige aller Zeiten und der Kosten nach Qualifikation und Person des aktuellen Auftrages nach Produkten.
• Anzeige aller Zeiten und der Kosten nach Qualifikation und Person des aktuellen Auftrages nach Produkten und Arbeitsschritten.
• Anzeige aller Zeiten und der Kosten nach offenen, aktiven Aufträgen.

Es werden nur Werte angezeigt, falls ein Zeiteintrag im Auswahlbereich ausgewählt wurde. Die Zeiten beziehen sich dann immer auf den aktuellen Auftrag.

Menü: Personal → Zeitplanung

Mit der Zeitplanung können die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden disponiert werden. Dazu steht die folgenden Maske in zur Verfügung.

Nachdem die Zeitplanung ausgewählt wurde, werden alle Aufträge im oberen Bereich angezeigt, die aktiv und nicht fertig sind. Durch anklicken einer Zeile wird der entsprechende Auftrag ausgewählt und die Details werden im unteren Bereich \Projektdetail angezeigt.

Es werden neben dem Produkt und dem Arbeitsschritt folgende Werte angezeigt:

• geplante Zeit - ist die Zeit, die schon für den Arbeitschritt geplant wurde.
• benötigte Zeit - ist die Zeit, die in der Auftragsverwaltung für diesen Arbeitsschritt veranschlagt wurde.
• Restzeit - ist die benötigte Zeit - geplante Zeit
• Qualifikation - zeigt die benötigte Qualifikation für den Arbeitsschritt an.
• verbrauchte Zeit - ist die Zeit, die schon für diesen Arbeitsschritt erfasst wurde.

Um Zeit für einen Arbeitsschritt zu planen, muss zunächst durch anklicken eines Arbeitsschrittes in den Projektdetails der entsprechende Arbeitschritt ausgewählt werden. Es werden dann im mittleren Eingabebereich die Mitarbeitenden angezeigt, die eine entsprechende Qualifikation besitzen. Soll ausnahmsweise die Arbeit einem Mitarbeitenden zugeordnet werden, der keinen entsprechenden Eintrag bei seinen Qualifikationen besitzt, kann im Eingabebereich Zeitplannung hinzufügen bzw. bearbeiten alle Mitarbeitenden ausgewählt werden. Es werden dann alle Mitarbeiter angezeigt, die mindestens einen Eintrag bei denen ihnen zugeordneten Qualifikationen aufweisen. Im Eingabebereich rechts von den Projektdetails werden die entsprechenden Werte in die dazugehörigen Felder eingetragen. Ein Zeiteintrag kann jetzt auf zwei Arten erfolgen:

• Die Zeit wird direkt in die entsprechenden Felder des Eingabebereiches Bearbeiter hinzufügen eingetragen und wie gewohnt mit Ok übernommen.
• Im mittleren Anzeigebereich Personen kann durch makieren des gewünschten Zeitbereiches mit gedrückter linker Maustaste die Zeit ausgewählt werden. Nach Loslassen der Maustaste werden die Werte sofort in die Datenbank übernommen und im Eingabebereich \hh{Bearbeiter hinzufügen} angezeigt. Durch erneutes drücken der linken Maustaste in einen schon makierten Bereich wird der entsprechende Zeiteintrag verändert. Durch einen Doppelklick wird der Zeiteintrag gelöscht. Falls auf diese Art der Zeiteintrag erstellt wird, werden konfigurierte Arbeitszeiten pro Tag sowie eine Intervallänge berücksichtig. Als Standard sind 8 Stunden pro Tag eingeteilt in Intervalle zu 2 Stunden eingestellt. Falls der Zeiteintrag eine Dauer besitzt, die nicht zu der Intervallänge passt, wird bei der Anzeige auf die nächste Intervalgrenze aufgerundet. In diesem Fall kann ein Anschlusseintrag nur manuell eingegeben werden.

Neben der Planung für Aufträge können noch Zeiten geplant werden, die keinem Auftrag zugeordnet werden können. Die Art der Zeiten kann konfiguriert werden. Als Voreinstellung gibt es Urlaub, Sitzung, ausser Haus. Diese Zeiten werden in der Übersicht rot dargestellt.

Die Arbeitsschritte können modifiziert bzw. neue hinzugefügt werden. Dies geschieht wie im Kapitel für Auswahlfelder beschrieben. Zwingend muss jedoch ein Tabelleneintrag ausgewählt werden, da sonst kein Produkt ausgewählt wurde. Zum Hinzufügen eines Eintrags wird dann in der erscheinenden Maske mittels Hinzufügen ein neuer Eintrag erstellt. Es erscheint der gleiche Eingabebereich wie in der Zeitplannung für Produkte von Aufträgen und kann dementsprechend bedient werden.

Menüpunkt: Personal → Qualifikationen

Die Fähigkeit besteht aus einem Namen sowie der Anzeigewerte für die Sprachen. Weiter kann eine Sortierung angegeben werden, die die Position innerhalb von Auswahllisten bestimmt. Als letztes werden die Kosten pro Stunde für diese Fähigkeit hinterlegt. So kann in Auswertungen zwischen den Kosten, die der benötigten Fähigkeit entspricht, und den Kosten der tatsächlich ausführenden Person unterschieden werden.