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Basismodul

Im Basismodul werden die Stammdaten für Firmen und Personen verwaltet. Dieses Modul ist für alle weiteren Module notwendig. Alle anderen Module sind von diesem Modul abhängig. Es kann z.B. kein Angebot angelegt werden, ohne dass die Stammdaten des Kunden eingegeben wurden. Ein Kunde kann entweder eine Firma oder eine Person sein. Alle Masken des Basismoduls können im Hauptmenu unter Kontaktdaten gefunden werden.

Firmen

Firmendaten bearbeiten

Menüpunkt: Kontaktdaten → Firmen

Als erstes sollte nach der Installation ein Eintrag für die eigene Firma erstellt werden. Nach Auswahl des Menüpunktens erscheint die Maske:

Firmenmaske

Der Titel zeigt an, das eine neue Firma hinzugefügt werden soll. Dort tragen sie ihre Firmendaten ein. Wenn ein Hacken bei Eigene Firma gesetzt wird erscheint eine Auswahl für die Währung. Hier soll jetzt die meistgenutzte Währung bzw. die intern genutzte Währung ausgewählt werden. Weiter kann ein Prefix angegeben werden. Dieses kann beim Erstellen von Reports zur Unterscheidung genutzt werden, um z.B. verschiedene Briefköpfe zu erstellen. Werden Daten der eigenen Firma geändert, muss sich nochmal eingeloggt werden, damit die Einstellungen für den jeweiligen Benutzer bei der Benutzung des ERP übernommen werden.

Ortsauswahl Zur Eingabe des Ortes steht ein Auswahlfenster zur Verfügung, welches mit Hilfe des Buttons auswählen geöffnet wird. Ein Ort kann durch anklicken der betreffenden Zeile und bestätigen mit dem Button Ok ausgewählt werden. Wird keine Zeile in der Ortstabelle ausgewählt, wird der Ort in den Stammdaten gelöscht. Falls der benötigte Ort nicht in der Liste ist, kann ein Ort durch drücken des Buttons hinzufügen/ändern hinzugefügt werden. Es erscheint dann ein weiteres Fenster zur Eingabe eines Ortes. Die Daten des Ortes werden getrennt von den Stammdaten der Firma verwaltet, um mehrfach verwendet zu werden. Daher ist es unbedingt notwendig, einen neuen Eintrag zu erstellen, falls der benötigte Ort bzw. die notwendige Postleitzahl nicht vorhanden ist. Anderenfalls werden alle Stammdaten, die diesen Ort benutzen geändert. Um Fehler zu vermeiden kann nur ein Benutzer mit Administratorberechtigung Änderungen vornehmen. Benutzer der Gruppen admincrm dürfen lediglich neue Einträge erstellen bzw. alte Einträge löschen. Beim Löschen wird von der Datenbank überprüft, ob der Eintrag verwendet wird. Falls der Eintrag verwendet wird, wird das Löschen verweigert.

Ein ähnliches Fenster erscheint, falls man auf den Button auswählen des Betreuers betätigt. Es erscheint dann ein Auswahlfenster mit allen in der Personenmaske erfassten Personen, die einen Loginnamen haben. Der Loginname wird im Modul Personaldaten erfasst.

Es kann eine Visitenkarte importiert werden. Dabei werden Addresse, Email, Webadresse und Telefonnummer übernommen. Falls die Daten einer Firma abgeglichen werden sollen, muss vorher die entsprechende Firma angewählt werden. Falls eine neue Firma erstellt werden soll, muss eine neue Firma mit dem Button Hinzufügen vorher erstellt werden.

Kontakte

Unter den Stammdaten der Firma befindet sich ein Anzeigebereich für die Kontakte der Firma. Als Kontakte werden alle Personen bezeichnet, die eine Beziehung zu der Firma besitzen. Das sind zunächst einmal alle Mitarbeitende der Firma. Zusätzlich können auch Personen eingetragen werden, die der Firma nicht direkt angehören sondern eine andere Verbindung zur Firma haben. Diese Kontakte werden assoziierte Kontakte genannt.

Assoziierte Kontakte

Durch Hinzufügen/ändern wird das Fenster obige geöffnet. Hier kann eine vormals erstellte Person als assoziierter Kontakt erstellt bzw. verändert werden. Falls ein Mitarbeitender erstellt werden soll, kann man mittels Mitabeitenden hinzufügen die Personeneingabemaske öffnen. Als Referenz wird dann in die Personeneingabemaske die betreffende Firma eingetragen.

Die detaillierte Beschreibung der Maske kann in Personen gefunden werden.

Adressen

Firmenaddresse Im unteren Kartenreiterbereich befindet sich ein Anzeigebereich der verschiedenen möglichen Adressen. Durch hinzufügen/ändern wird die Maske zur Eingabe der Adressen wie nebenstehend zu sehen geöffnet. Die Eingabe der Adresse geschieht analog zu der in den Stammdaten. Es kann zu jedem Adresstyp genau eine Adresse hinterlegt werden.

Briefe

Im Anzeige- und Eingabebereich für Briefe werden Briefe zur Firma verwaltet. Es erscheint die gleiche Maske wie für Allgemeine Briefe. Die Bedienung ist dementsprechend die Gleiche. Bei der Auswahl werden lediglich die der Firma zugeordneten Briefe angezeigt. Wird eine Brief versendet wird eine Kopie als PDF Dokument zu den Dokumenten hinzugefügt.

Dokumente

Im Kartenreiterbereich Dokumente werden allgemeine Dokumente verwaltet. Dokumente verwalten Die Dokumente können entweder mit dem Editor erstellt werden oder durch hinzufügen/ändern hochgeladen werden. Falls die Dokumente erstellt werden, wird beim Abspeichern sofort ein PDF Dokument erstellt. Der Quelltext wird ebenfalls gespeichert, um eventuell Änderungen vornehmen zu können. Jedem Dokument kann eine Name, eine Beschreibung sowie die Art des Dokumentes zugeordnet werden. Mit download kann die Datei heruntergeladen werden.

Email

Im Kartenreiterbereich Email können weitere Email Adressen zur Firma hinzugefügt werden. Diese wird nur benötigt falls das Emailmodul aktiv ist. In diesem Fall werden alle Emails mit diesen Addressen ebenfalls, neben der Hauptemailaddresse, der Firma zugeordnet.

Historie

Es wird die Veränderung der Daten mit dem Datum der Änderung sowie dem Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat angezeigt.

Personen

Personendaten bearbeiten

Menüpunkt: Kontaktdaten → Personen

Nach Auswahl des Menüpunktes erscheint die Maske zur Bearbeitung von Personendaten. Personendatenmaske

Nach Eintrag der Daten wie Namen oder Telefon kann die Person einer Firma zugeordnet werden. Jede Person, die einer Firma zugeordnet ist, erbt die Adressen der Firma. Um der Person eine eigene Hauptadresse zuzuordnen wird zunächst der Button eigene Adresse gedrückt. Dadurch werden die Felder zur Eingabe einer Adresse freigegeben. Nach der Eingabe der Werte kann die Maske dann wie folgt aussehen.

Personenbeispiel Eine Person braucht keiner Firma zugeordnet sein. Sie kann dann ein eigenständiger Kunde sein und auch einer Firma als assoziierter Kontakt zugeordnet werden.

Es kann eine Visitenkarte importiert werden. Die Adresse wird nur übernommen, falls eigene Adresse gewählt worden ist. Dies kann vor oder nach dem Import der Visitenkarte geschehen. Falls die Visitenkarte zum Abgleich der Personendaten genutzt werden soll, muss die Person vorher ausgewählt werden. Falls eine neue Person importiert werden soll, ist eine neue Person mit dem Button Hinzufügen zu erstellen.

Briefe

Im Anzeige- und Eingabebereich für Briefe werden Briefe zur Firma verwaltet. Es erscheint die gleiche Maske wie für allgemeine Briefe. Die Bedienung ist dementsprechend die Gleiche. Bei der Auswahl werden lediglich die der Person zugeordneten Briefe angezeigt. Wird eine Brief versendet wird eine Kopie als PDF Dokument zu den Dokumenten hinzugefügt.

Dokumente

Im Kartenreiterbereich Dokumente werden allgemeine Dokumente verwaltet. Personendokumente Die Dokumente können entweder mit dem Editor erstellt werden oder durch hinzufügen/ändern hochgeladen werden. Falls die Dokumente erstellt werden, wird beim Abspeichern sofort ein PDF Dokument erstellt. Der Quelltext wird ebenfalls gespeichert, um eventuell Änderungen vornehmen zu können. Jedem Dokument kann eine Name, eine Beschreibung sowie die Art des Dokumentes zugeordnet werden. Mit download kann die Datei heruntergeladen werden.

Email

Im Kartenreiterbereich Email können weitere Email Adressen zur Person hinzugefügt werden. Diese wird nur benötigt falls das Emailmodul aktiv ist. In diesem Fall werden alle Emails mit diesen Addressen ebenfalls, neben der Hauptemailaddresse, der Person zugeordnet.

manual/basic.txt · Zuletzt geändert: 2014/06/19 07:35 (Externe Bearbeitung)