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Produkte, Angebote, Aufträge
Unter dem Menüpunkt Aufträge sind die Verwaltung von Produkten, Angeboten und Aufträgen zusammengefasst. Um effizient zu arbeiten ist es ratsam, zunächst Produkte anzulegen, die dann in den Angeboten und Aufträgen referenziert werden können. Produkte werden jedoch zur Angebots- bzw. Auftragsverwaltung nicht benötigt.
Produktverwaltung
Menüpunkt: Aufträge → Produkte
Als Produkte werden alle Waren und Dienstleistungen der eigenen Firma bezeichnet. Produkte können in beliebiger Tiefe kategorisiert werden. Es ist ratsam vor der Eingabe von Produkten die Kategorien sorgsam festzulegen. Da Kategorien lediglich zur Sortierung der Produkte verwendet werden, können Produkte in den Kategorien verschoben werden, ohne dass dieses Auswirkungen auf die Angebote hat. Nach Auswahl des Menüpunktes erscheint eine Eingabemaske ähnlich der weiter unten.
Dort sollte zunächst ein leeres Produkt angelegt werden durch drücken des Buttons hinzufügen. Dies kann dann beim Erstellen von Aufträge immer dann benutzt werden, falls es sich um eine individuelle Leistung handelt, für die sich das Anlegen eines Produktes nicht lohnt. Zunächst sollte eine Kategorie angelegt werden. Dazu ist der Button auswählen neben der Anzeige für die Kategorie zu drücken.
Es erscheint das Fenster zu Auswahl und
Eingabe der Kategorien , welches zunächst
leer ist. In das untere Feld trägt man die neue Kategorie ( Allgemein )
ein und betätigt den Button Hinzufügen.
Die Kategorie wird übernommen und im darüber liegenden Auswahlfeld angezeigt.
Um dieser Kategorie eine Unterkategorie zuzufügen wird zunächst die Kategorie
ausgewählt. In dem über dem Auswahlfeld liegenden Eingabefeld wird die
ausgewählte Kategorie angezeigt. Alle neue Kategorien, die jetzt neu angelegt
werden, werden als Unterkategorie der ausgewählten Kategorie angelegt. Bei
Betätigung des Buttons Ok wird die ausgewählte Kategorie in das
Produktformular übernommen.
Nach Eingabe eines Produktnamens und einer Produktnummer sowie einer Produktbeschreibung, die mit Hilfe des Texteditor eingegeben werden kann, kann das Produkt mit Ok übernommen werden. Für das leere Produkt sollte die Produktnummer leer bleiben. Dann wird bei der Übernahme in Angebote oder Aufträge eine eindeutige Produktnummer generiert. Die Eingabemaske erscheint dann wie folgt
<html><a name=„produktmaskeimage“></a></html>
Nach Anwahl der 2. Palette wird eine Maske wie in Bild wie folgt dargestellt angezeigt.
Neben einer Beschreibung für das Produkt, welche dann im Angebot bzw. Auftrag als Produktbeschreibung erscheint, kann noch angewählt werden, ob der Auftrag mit Arbeitschritten erstellt wird. In diesem Fall werden alle Arbeitschritte zu diesem Produkt ebenfalls mit dem Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung gedruckt, falls die Arbeitsschritte eine lange Beschreibung besitzen. Dieses ist für Produkte sinnvoll, die optionale Tätigkeiten besitzen. Diese können bei der Erstellung eines Angebotes bzw. Auftrages aus einer Auswahltabelle ausgewählt werden und die Beschreibungen erscheinen dann sofort im Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Die Beschreibung des Produktes kann dann mit einem Texteditor vorgenommen werden.
Als nächstes werden nun weitere Produkte angelegt. Als Beispiel soll dazu ein Linuxserver dienen, der in einem 19„ Rack unterbracht werden soll. Dieser besteht aus folgenden Komponenten:
- Ein Server eines Lieferanten
- Eine Linuxdistribution
Zusätzlich werden folgende Arbeiten ausgeführt:
- Installation des Betriebssystems
- Konfiguration des Server als Fileserver
Zunächst wird die zweite Palette angewählt um eine Beschreibung hinzufügen zu können. Dann wird eine weitere Kategorie Server angelegt und ausgewählt. Als Produktname wählen wir SMB Linux Server 19“ Rack mit der Produktnummer 1000. Nachdem die Daten mit einer dazugehörigen Beschreibung eingegeben und mit Ok übernommen wurden, können zusätzliche Daten eingegeben werden.
Materialplanung
Die Materialplanung kann im Kartenreiterbereich unterhalb der Stammdateneingabe
ausgewählt werden. Es wird eine Tabelle mit den benötigten Materialien
angezeigt. Mit hinzufügen/ändern wird das nebenstehende Fenster
geöffnet. Es kann eine Beschreibung, die benötigte Anzahl, sowie die Kosten des
Materials eingegeben werden. Es können entweder die Kosten pro Einheit oder die
Gesammtkosten eingegeben werden. Nach Eingabe von return wird der andere
Wert automatisch aktualisiert. Zusätzlich kann ein dazu passendes Lagerteil ausgewählt werden.
Falls dieses geschieht, wird bei Auslagerung aus dem Lager die entsprechenden Istanzahl in der Auftragsverwaltung aktualisiert. Alternativ kann eine Inventarart angewählt
werden, falls es sich um einen benötigten Inventarartikel handelt, der nach
Benutzung wieder zurückgeben wird, wie z.B. eine spezielle Maschine, für die
Miete berechnet werden muss. Wird eine Lager- bzw. Inventarteil angegeben
werden die Kosten aus den entsprechenden Modulen genommen.
Als Ergebnis ergibt sich dann folgende Materialplanung:
In der Tabelle können die Anzahl bzw. die Kosten pro Einheit eingegeben und mit return übernommen werden.
Zeitplanung und optionale Tätigkeiten
Die Zeitplanung bzw. die Verwaltung der optionalen Tätigkeiten geschieht in ähnlicher Weise wie die Materialplanung aus Auftragproduktmaterialplannung. Die Eingabemaske der Zeitplanung ist nebenstehend zu sehen. Neben der benötigten Zeit kann eine benötigte Qualifikation, die Tätigkeit in Kurzform sowie eine ausführliche Beschreibung eingegeben werden. Der Schritt gibt an in welcher Reihenfolge die Arbeiten ausgeführt werden müssen. Parallel auszuführende Arbeiten bekommen dabei gleiche Nummern. Die benötigten Qualifikationen und die dazugehörigen Kosten bzw. Verrechnungspreise können im Personalmodul konfiguriert werden.
Preis
Als letztes kann der Preis eingegeben werden. Bei der Auswahl Preis im unteren Kartenreiterbereich steht die nebenstehende Eingabemaske zur Verfügung. Neben einer möglichen Einheit ( z.B. /h, m, kg ) kann ein Verkaufspreis sowie die Kosten eingegeben werden. Die Kosten können mit berechnen aus der Material- und Zeitplanung ermittelt oder manuell eingegeben werden.
Kategorie
Zur Verwaltung der Kategorien steht die letzte Eingabemaske im unteren
Kartenreiterbereich zur Verfügung. Die Eingabemaske besteht aus einem
Auswahlbereich, in dem die Kategorien in einer Baumstruktur abgebildet sind. Um
eine Unterkategorie hinzuzufügen wählt man im Auswahlbereich die entsprechende
Kategorie aus. Dann wählt man Hinzufügen. Nach Eingabe eines Names
und der Bestätigung durch Ok wird eine neue Unterkategorie zu der
gewählten Kategorie hinzugefügt. Durch Auswahl der Kategorie und Eintrag eines
Names in das Feld {\it Unterkategorie} und der Bestätigung durch Ok
wird die Kategorie umbenannt. Mit Verschieben wird ein Auswahlfenster
geöffnet und die Kategorie wird an den ausgewählten Ort verschoben.
Angebotsverwaltung
Menüpunkt: Aufträge → Angebote
Nach Auswahl des Menüpunktes erscheint die Verwaltungsmaske für Angebote wie in unten stehender Abbildung. Angebote können Firmen, Personen oder keinem zugeordnet sein. Falls Angebote keinem zugeordnet sind, werden sie als Vorlagen bezeichnet. Ein Angebot besteht aus den Stammdaten wie Angebotsnummer, Version, Käufer usw. und Produkt. Die Produkte können in die Kategorien Produkt, Optionen, Support, Supportoptionen eingeteilt werden. Weiterhin besitzt jedes Angebot eine Material- und Zeitplanung sowie Vorhersagedaten.
<html><a name=„angebotbild“></a></html>
Angebot erstellen
Zur Erstellung eines Angebotes wird zunächst die zweite Palette ausgewählt. Danach werden die Stammdaten des Angebotes eingegeben und mit Ok übernommen. Zum Erstellen einer Vorlage werden die Felder Kunde und Kontakt leer gelassen. Als Beispiel soll eine Vorlage für ein Angebot eines Dateiserver unter Linux erstellt werden. Das Angebot soll nach Aufwand verrechnet werden und mit Mehrwertsteuer verkauft werden. Alle notwendigen Produkte dazu wurden erstellt. Man gibt zunächst die Stammdaten wie in ein und übernimmt sie anschliessend mit Ok. Danach können die Produkte hinzugefügt werden. Mit Angebot hinzufügen können die Produkte eines anderen Angebotes dem aktuellen Angebot hinzugefügt werden. Es erscheint dann ein Auswahlfenster, in dem das Angebot ausgewählt werden kann. Mit Angebot kopieren wird eine neues Angebot aus dem aktuellen Angebot ersetellt werden. Die Angebotsnummer sowie die Beschreibung werden durch Kopie von erweitert. Die Version wird zu 1 gesetzt. Weiter kann ein Angebot mit neue Version kopiert werden. In diesem Fall wird eine weitere Version des aktuellen Angebotes erzeugt und die Versionnummer hoch- gezählt. Mit Produktstandard übernehmen können zu allen Produkten, bei denen der Name bzw. die Bescheibung nicht verändert wurde, die Werte wie Preis, Kosten, Name, Beschreibung etc. aus den dazugehörigen Produkten übernommen werden.
Die Buttons:
- neue Version Weiter kann ein Angebot mit kopiert werden. In diesem Fall wird eine weitere Version des aktuellen Angebotes erzeugt und die Versionnummer hochgezählt.
- Angebot hinzufügen können die Produkte eines anderen Angebotes dem aktuellen Angebot hinzugefügt werden. Es erscheint dann ein Auswahlfenster, in dem das Angebot ausgewählt werden kann.
- Angebot kopieren wird eine neues Angebot aus dem aktuellen Angebot erstellt werden. Die Angebotsnummer sowie die Beschreibung werden durch Kopie von erweitert. Die Version wird zu 1 gesetzt.
- Produktstandard übernehmen können zu allen Produkten, bei denen der Name bzw. die Bescheibung nicht verändert wurde, die Werte wie Preis, Kosten, Name, Beschreibung etc. aus den dazugehörigen Produkten übernommen werden.
- Auftrag Das Angebot wird zu einem Auftrag gemacht.
Produkte hinzufügen
Man wählt zunächst im unteren Kartenreiterbereich die entsprechende
Produktkategorie aus. In der Regel ist diese die Kategorie Produkte.
Es erscheint ein Tabellenausgabebereich. Durch hinzufügen/ändern
erscheint der Eingabebereich für das Hinzufügen von Produkte. Dort kann man
nacheinander die notwendigen Produkte auswählen.
Für das Beispiel wählt man zunächst Linux Server 19„ Rack. Danach wird noch Linux Fileserver Installation und 1101 Linux Samba mit einem Active Directory verbinden hinzugefügt.
Als Ergebnis ergibt sich untenstehende Tabelle
Zusätzlich soll nun noch ein Kundenbesuch zur Installation des Basissytems hinzugefügt werden. Dazu wird ein zunächst leeres Produkt hinzugefügt und nach den Bedürfnissen angepasst. Dazu wählt man das leere Produkt aus. Es erscheint die Eingabemaske zur Veränderung des Produktes.
In der ersten Palette können die wesendlichen Daten eines Produktes verändert werden. In der zweiten Palette kann eine Beschreibung des Produktes eingegeben werden sowie ein alternativer Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden. Weiter ist es möglich, das automatische Berechnen der Kosten aus der Material- und Zeitplanung abzuschalten. Die Kosten können dann manuell eingegeben werden. Zur Kontrolle kann mittels berechnen der Wert aus der Material- und Zeitplanung manuell ermittelt werden. Ebenso wie bei dem Produkten kann hier angewählt werden, ob die Arbeitsschritte mit zur Auftragsbestätigung gedruckt werden sollen oder nicht. Voreingestellt ist der Wert aus der Produkteverwaltung.
Falls der Name bzw. die Beschreibung geändert wird, wird das Produkt als eigenständiges Produkt ohne Bezug auf die Produktdatenbank angesehen. In diesem Fall werden die Daten für die Material- bzw. Zeitplanung aus der Produktdatenbank kopiert übernommen.
Bei Bedarf kann die Tabelle noch mit Hilfe der Pfeilbuttons und einem anschliessenden sortieren noch sortiert werden.
Durch Kosten berechnen kann manuell eine neue Kostenberechnung angestossen werden. Es werden dann die Kosten der Produkte neu berechnet, bei denen in den Details Kosten automatisch berechnen aktiviert wurde. Dieses ist nur notwendig, falls es Produkte gibt, bei denen diese Aktivierung verändert wurde.
Material- und Zeitplanung
Die Material und Zeitplanung geschieht in gleicher Weise wie die der Produkte.Zusätzlich kann ein Betreuer des Materials angegeben werden. Die Gesamtanzahl des benötigten Materials wird aus der eingegeben Anzahl für Das Material und der Anzahl der Produkte automatisch berechnet.
Angebot für einen Kunden
Falls die Vorlage zu einem Angebot für einen Kunden genutzt werden soll, so kann
einfach ein Kunde gewählt werden. Die Vorlage wird dann zunächst kopiert und
dann der Kunde eingetragen.
Danach kann die Angebotsnummer und Beschreibung geändert werden. Nach der Übernahme durch
Ok ist das Angebot erstellt. Nun kann es noch angepasst werden. Der Kunde und der
eventuelle Kontakt müssen vorher, wie in Firmen beschrieben,
eingegeben sein. Im Beispiel werden die Daten für die Anfahrt
jetzt angepasst. Die Entfernung zum Kunden steht jetzt fest, sodass man jetzt
eine konkrete Zeitplanung zur Installation sowie einen Eintrag für die
Fahrtkosten hinzufügen kann. Die Produkte für das Angebot haben sich damit wie
folgt verändert:
Vorhersage
Jedem Angebot können Vorhersagedaten hinzugefügt werden. Dazu steht
die nebenstehende Eingabemaske zur Verfügung. Sie kann im unteren
Kartenreiterbereich unter Vorhersage ausgewählt werden. Es kann das
erwartete Auftragsdatum sowie eine Auftragswahrscheinlichkeit angegeben werden.
Die Auftragswahrscheinlichkeit kann aus einer Liste ausgewählt werden. Als
Standard sind folgende Werte konfiguriert:
| interessiert | 10% |
| angeboten | 15% |
| 2. Runde | 30% |
| Auftrag erwartet | 50% |
| mündliche Zusage | 80% |
| verloren | 0% |
| gewonnen | 100% |
Eine Übersicht der Vorhersage über alle Aufträge kann durch Auswahl des Kartenteiters Vorhersageübersicht erreicht werden. Dort werden alle Aufträge angezeigt, die nicht gewonnen oder verloren wurden.
Auftragsverwaltung
Auftrag erstellen
Ein Angebot wird durch den Button Auftrag zu einem Auftrag. Nach einer Nachfrage wird aus dem Angebot ein Auftrag erstellt und die Wahrscheinlichkeit des Angebotes auf 100% gesetzt. Die Maske für die Auftragsverwaltung ist in der Abbildung zu sehen. Sie ist ähnlich aufgebaut wie die der Angebote. Auch hier gibt es zwei Paletten.
<html><a name=„Auftragauftragmaske“></a></html>
Bei den Stammdaten sind folgende Eingaben zusätzlich hinzugekommen:
- aktiv - Wenn der Auftrag aktiv ist können Zeiten zum Auftrag erfasst werden.
- geschlossen - Der Auftrag ist beendet. Es können keine Zeiten mehrerfasst werden oder Lieferungen ausgelöst werden.
- Farbe - Dem Auftrag kann eine Farbe zugeordnet werden, um ihn in derZeitplanung farblich darzustellen.
Der Auftrag kann als Auftragsbestätigung gedruckt werden. Falls er mit dem Button Versenden gedruckt wird, wird gleichzeitig ein Kopie des Briefes in den Dokumenten abgelegt.
Produkte verwalten
Bei der Übernahme des Auftrages werden die Produkte der Kategorien Produkte und Support übernommen. Die Produkte können auch hier noch verändert werden. Dazu gibt es einen Eingabebereich, der ähnlich dem der Angebote ist ( siehe Abbildung).
<html><a name=„Auftragauftragprodukt“></a></html>
Zusätzlich zu den Eingabemöglichkeiten aus den Angeboten gibt es folgende Eingaben.
- akt. Anzahl - Gibt die Anzahl der Produkte an, die ausgeliefert und verrechnet werden können.
- fertig - Das Produkt ist fertiggestellt. Es können keine weiteren Zeiten zu diesem Produkt erfasst werden.
- Auftrag mit Arbeitschritten - Es werden die Arbeitschritte, zu denen eine lange Beschreibung existiert mit auf die Auftragsbestätigung gedruckt.
- Zeiterfassung automatisch - Falls die Anzahl des Produktes in Stunden angebeben wird, werden alle Zeiten, die zu diesem Produkt erfasst werden automatisch zur aktuellen Anzahl aufaddiert.
- Auf den Lieferschein - Produkte die keinen Preis besitzen werden trotzdemauf einem Lieferschein und der dazugehörigen Rechnung aufgeführt. Ansonsten werden nur Produkte mit einem Preis ungleich Null im Verrechnungsmodul erfasst.
- Kosten neu berechnen - Falls sich an der Zeitplanung bzw. der Materialplanung etwas ändert werden die Kosten angepasst.
- kalkulierter Preis/Einheit - ist der Preis aus dem Angebot. Dieser Wert sollte nicht verändert werden. Falls er doch korrigiert werden muss, muss dasFeld mit verändern freigeschaltet werden.
- kalkulierter Kosten/Einheit - sind die Kosten aus dem Angebot. Dieser Wert sollte nicht verändert werden. Falls er doch korrigiert werden muss, muss das Feld mit verändern freigeschaltet werden.
Weiter wird angezeigt, ob es sich um ein Produkt aus dem Angebot handelt oder nicht.
Material- und Zeitplanung
Die Material- und Zeitplanung geschieht in gleicher Weise wie die der Produkte. Die Werte der Material- und Zeitplanung sind jedoch unabhängig von den Produkten. Bei der Materialplanung werden zusätzlich wie in der Abbildung zu sehen zu den Sollwerten die Istwerte eingegeben.
<html><a name=„Auftragauftragmaterial“></a></html>
Weiter können die Kosten den tatsächlichen Kosten angepasst werden. Dabei gehen die kalkulierten Kosten nicht verloren. Die tatsächlichen Kosten können entweder im ganzen oder pro Einheit eingegeben werden. Nach drücken der Returntaste im entsprechenden Feld wird das korrespondierende Feld geändert. Zusätzliche kann wie schon bei der Angebotsverwaltung ein Betreuer angebegen werden.
Zeiten
Unter dem Kartenreiter Zeiten befindet sich eine Tabelle, die aktuell verbuchte Zeiten aus der Zeiterfassung nach Produkten anzeigt.
Projektergebnis
Mit dem Kartenreiter Projektergebnis kann man sich eine Übersicht über den aktuellen finanziellen Stand des Projektes verschaffen.
Es werden nach Produkten und im Ganzen folgende Werte dargestellt.
- Produkt - Name des Produktes
- Anzahl - Die Anzahl der zu liefernden Produkte
- akt. Anzahl - Die aktuelle Anzahl der Produkte, die zur Auslieferung fertig sind bzw. ausgeliefert wurden.
- Endpreis - Der Gesamtpreis aller gleichen Produkte
- geschätzte Kosten - Die Kosten die sich aus der Angabe des geschätzten Zeit- und Materialbedarfs ergeben
- gesch. Projekt DB - Der geschätzte Überschuss
- Leistung - Der Preis der aktuell zur Auslieferung fertigen bzw. ausgelieferten Produkte
- Kosten - Die aktuellen Kosten, die sich berechnen aus den geleisteten Stunden und den aktuell verbrauchten Materialien.
- Projekt DB - Der aktuelle Überschuss. Zeilen der einzelnen Produkte in denen das Projekt DB negativ und kleiner als das geschätzte Projekt DB werden rot hinterlegt. Die Zeile des gesamten Projektes wird rot hinterlegt, falls das Gesamtprojekt DB negativ ist.
Auftragsbilanz
In der Abbildung werden die Werte für den kompletten Auftrag, die fertiggestellten Anteile, die in Lieferung befindlichen Anteile, die ausgelieferten Anteile, die in Rechnung gestellten und bezahlten Anteile eines Auftrags unterschieden nach Produkten sowie gesamt dargestellt. Um alle Daten dargestellt zu bekommen werden die Module für die Auslieferung wie die Kontenführung installiert sein.
Historie
In der Historie werden die Veränderungen im Angebot mit Wert, dem Änderungsdatum und der Person, die sie geändert hat angezeigt.
Projekte
Mit dem Kartenreiter Projekte erreicht man eine Übersicht über das Projektergebnis aller Projekte. Die angezeigten Werte entsprechen denen aus den Projektergebnis