====== Produkte, Angebote, Aufträge ======
Unter dem Menüpunkt //Aufträge// sind die Verwaltung von Produkten, Angeboten
und Aufträgen zusammengefasst. Um effizient zu arbeiten ist es ratsam, zunächst
Produkte anzulegen, die dann in den Angeboten und Aufträgen referenziert werden können.
Produkte werden jedoch zur Angebots- bzw. Auftragsverwaltung nicht benötigt.
===== Produktverwaltung =====
Menüpunkt: Aufträge -> Produkte
Als Produkte werden alle Waren und Dienstleistungen der eigenen Firma
bezeichnet. Produkte können in beliebiger Tiefe kategorisiert werden. Es ist
ratsam vor der Eingabe von Produkten die Kategorien sorgsam festzulegen.
Da Kategorien lediglich zur Sortierung der Produkte verwendet werden,
können Produkte in den Kategorien verschoben werden, ohne dass dieses
Auswirkungen auf die Angebote hat.
Nach Auswahl des Menüpunktes erscheint eine Eingabemaske ähnlich der
weiter [[#produktmaskeimage|unten]].
Dort sollte zunächst ein //leeres Produkt//
angelegt werden durch drücken des Buttons //hinzufügen//.
Dies kann dann beim Erstellen von Aufträge immer dann benutzt
werden, falls es sich um eine individuelle Leistung handelt, für die sich das
Anlegen eines Produktes nicht lohnt. Zunächst sollte eine Kategorie angelegt
werden. Dazu ist der Button //auswählen// neben der Anzeige für die
//Kategorie// zu drücken.
{{ :manual:auftrag:produktkategorie.png?direct&300|Produktkategorie}}
Es erscheint das Fenster zu Auswahl und
Eingabe der [[manual:einleitung#Auswahlfeld mit Baumstruktur|Kategorien]] , welches zunächst
leer ist. In das untere Feld trägt man die neue Kategorie ( //Allgemein// )
ein und betätigt den Button //Hinzufügen//.
Die Kategorie wird übernommen und im darüber liegenden Auswahlfeld angezeigt.
Um dieser Kategorie eine Unterkategorie zuzufügen wird zunächst die Kategorie
ausgewählt. In dem über dem Auswahlfeld liegenden Eingabefeld wird die
ausgewählte Kategorie angezeigt. Alle neue Kategorien, die jetzt neu angelegt
werden, werden als Unterkategorie der ausgewählten Kategorie angelegt. Bei
Betätigung des Buttons //Ok// wird die ausgewählte Kategorie in das
Produktformular übernommen.
Nach Eingabe eines Produktnamens und einer Produktnummer sowie einer
Produktbeschreibung, die mit Hilfe des [[manual:einleitung#Editor|Texteditor]]
eingegeben werden kann, kann das Produkt mit //Ok// übernommen werden.
Für das leere Produkt sollte die Produktnummer leer bleiben. Dann wird bei der
Übernahme in Angebote oder Aufträge eine eindeutige Produktnummer generiert. Die
Eingabemaske erscheint dann wie folgt
{{ :manual:auftrag:produktmaske.png?direct&600 |Produktmaske}}
Nach Anwahl der 2. Palette wird eine Maske wie in Bild wie folgt dargestellt angezeigt.
{{ :manual:auftrag:produkt2palette.png?direct&400 |Vollständige Palette}}
Neben einer Beschreibung für das Produkt, welche dann im Angebot bzw. Auftrag als Produktbeschreibung erscheint,
kann noch angewählt werden, ob der //Auftrag mit Arbeitschritten// erstellt wird. In diesem Fall werden alle
Arbeitschritte zu diesem Produkt ebenfalls mit dem Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung gedruckt, falls die Arbeitsschritte
eine lange Beschreibung besitzen. Dieses ist für Produkte sinnvoll, die optionale Tätigkeiten besitzen. Diese können
bei der Erstellung eines Angebotes bzw. Auftrages aus einer Auswahltabelle ausgewählt werden und die Beschreibungen erscheinen
dann sofort im Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Die Beschreibung des Produktes kann dann mit einem [[manual:einleitung#Editor|Texteditor]] vorgenommen werden.
Als nächstes werden nun weitere Produkte angelegt. Als Beispiel soll dazu
ein Linuxserver dienen, der in einem 19" Rack unterbracht werden soll.
Dieser besteht aus folgenden Komponenten:
* Ein Server eines Lieferanten
* Eine Linuxdistribution
Zusätzlich werden folgende Arbeiten ausgeführt:
* Installation des Betriebssystems
* Konfiguration des Server als Fileserver
Zunächst wird die //zweite Palette// angewählt um eine Beschreibung hinzufügen
zu können. Dann wird eine weitere Kategorie //Server// angelegt und ausgewählt.
Als Produktname wählen wir //SMB Linux Server 19" Rack// mit der
Produktnummer //1000//.
Nachdem die Daten mit einer dazugehörigen Beschreibung eingegeben und
mit //Ok// übernommen wurden, können zusätzliche Daten eingegeben werden.
==== Materialplanung ====
{{ :manual:auftrag:produktmaterial.png?direct&300|Materialplanung}}
Die Materialplanung kann im Kartenreiterbereich unterhalb der Stammdateneingabe
ausgewählt werden. Es wird eine Tabelle mit den benötigten Materialien
angezeigt. Mit //hinzufügen/ändern// wird das nebenstehende Fenster
geöffnet. Es kann eine Beschreibung, die benötigte Anzahl, sowie die Kosten des
Materials eingegeben werden. Es können entweder die Kosten pro Einheit oder die
Gesammtkosten eingegeben werden. Nach Eingabe von //return// wird der andere
Wert automatisch aktualisiert. Zusätzlich kann ein dazu passendes [[manual:material|Lagerteil]] ausgewählt werden.
Falls dieses geschieht, wird bei Auslagerung aus dem Lager die entsprechenden Istanzahl in der Auftragsverwaltung aktualisiert. Alternativ kann eine Inventarart angewählt
werden, falls es sich um einen benötigten Inventarartikel handelt, der nach
Benutzung wieder zurückgeben wird, wie z.B. eine spezielle Maschine, für die
Miete berechnet werden muss. Wird eine Lager- bzw. Inventarteil angegeben
werden die Kosten aus den entsprechenden Modulen genommen.
Als Ergebnis ergibt sich dann folgende Materialplanung:
{{ :manual:auftrag:produktmaterialtab.png?direct&600 |Tabelle aller benötigten Materialien}}
In der Tabelle können die Anzahl bzw. die Kosten pro Einheit eingegeben und mit
//return// übernommen werden.
==== Zeitplanung und optionale Tätigkeiten ====
{{ :manual:auftrag:produktzeit.png?direct&300|Eingabefenster der Zeitplanung}}
Die Zeitplanung bzw. die Verwaltung der optionalen Tätigkeiten geschieht in ähnlicher Weise wie die Materialplanung aus
[[#Materialplanung|Auftragproduktmaterialplannung]]. Die Eingabemaske der Zeitplanung ist
nebenstehend zu sehen. Neben der benötigten Zeit kann eine benötigte
Qualifikation, die Tätigkeit in Kurzform sowie eine ausführliche Beschreibung eingegeben werden. Der
Schritt gibt an in welcher Reihenfolge die Arbeiten ausgeführt werden müssen.
Parallel auszuführende Arbeiten bekommen dabei gleiche Nummern.
Die benötigten Qualifikationen und die dazugehörigen Kosten bzw.
Verrechnungspreise können im [[manual:personnal|Personalmodul]]
konfiguriert werden.
==== Preis ====
{{ :manual:auftrag:produktpreis.png?direct&300|Eingabefenster des Preises}}
Als letztes kann der Preis eingegeben werden. Bei der Auswahl //Preis// im
unteren Kartenreiterbereich steht die nebenstehende Eingabemaske zur Verfügung.
Neben einer möglichen Einheit ( z.B. /h, m, kg ) kann ein Verkaufspreis
sowie die Kosten eingegeben werden. Die Kosten können mit //berechnen//
aus der Material- und Zeitplanung ermittelt oder manuell eingegeben werden.
==== Kategorie ====
Zur Verwaltung der Kategorien steht die letzte Eingabemaske im unteren
Kartenreiterbereich zur Verfügung. Die Eingabemaske besteht aus einem
Auswahlbereich, in dem die Kategorien in einer Baumstruktur abgebildet sind. Um
eine Unterkategorie hinzuzufügen wählt man im Auswahlbereich die entsprechende
Kategorie aus. Dann wählt man //Hinzufügen//. Nach Eingabe eines Names
und der Bestätigung durch //Ok// wird eine neue Unterkategorie zu der
gewählten Kategorie hinzugefügt. Durch Auswahl der Kategorie und Eintrag eines
Names in das Feld {\it Unterkategorie} und der Bestätigung durch //Ok//
wird die Kategorie umbenannt. Mit //Verschieben// wird ein Auswahlfenster
geöffnet und die Kategorie wird an den ausgewählten Ort verschoben.
{{ :manual:auftrag:produktkategorietab.png?direct&400 |Eingabemaske zur Verwaltung der Kategorien}}
===== Angebotsverwaltung =====
**Menüpunkt:** Aufträge → Angebote
Nach Auswahl des Menüpunktes erscheint die Verwaltungsmaske für Angebote wie
in unten stehender [[#angebotbild|Abbildung]].
Angebote können Firmen, Personen oder keinem zugeordnet sein. Falls Angebote
keinem zugeordnet sind, werden sie als Vorlagen bezeichnet. Ein Angebot besteht
aus den Stammdaten wie Angebotsnummer, Version, Käufer usw. und [[#Produktverwaltung|Produkt]].
Die Produkte können in die Kategorien Produkt, Optionen, Support,
Supportoptionen eingeteilt werden. Weiterhin besitzt jedes Angebot eine Material-
und Zeitplanung sowie Vorhersagedaten.
{{ :manual:auftrag:angebot.png?600 |Angebotsmaske}}
==== Angebot erstellen ====
{{ :manual:auftrag:angebotstamm.png?600 |Anbebotsstamdaten}}
Zur Erstellung eines Angebotes wird zunächst die zweite Palette ausgewählt. Danach werden die Stammdaten des Angebotes eingegeben und mit //Ok// übernommen.
Zum Erstellen einer Vorlage werden die Felder Kunde und Kontakt leer gelassen.
Als Beispiel soll eine Vorlage für ein Angebot eines Dateiserver unter Linux erstellt
werden. Das Angebot soll nach Aufwand verrechnet werden und mit Mehrwertsteuer
verkauft werden. Alle notwendigen [[#Produktverwaltung|Produkte]] dazu wurden erstellt.
Man gibt zunächst die Stammdaten wie in ein und übernimmt sie anschliessend mit //Ok//. Danach können die Produkte hinzugefügt werden.
Mit Angebot hinzufügen können die Produkte eines anderen Angebotes dem aktuellen Angebot hinzugefügt werden. Es erscheint dann ein Auswahlfenster, in dem das
Angebot ausgewählt werden kann.
Mit Angebot kopieren wird eine neues Angebot aus dem aktuellen Angebot ersetellt werden. Die Angebotsnummer sowie die Beschreibung werden durch Kopie von
erweitert. Die Version wird zu 1 gesetzt.
Weiter kann ein Angebot mit neue Version kopiert werden. In diesem Fall wird
eine weitere Version des aktuellen Angebotes erzeugt und die Versionnummer hoch-
gezählt.
Mit Produktstandard übernehmen können zu allen Produkten, bei denen der Name
bzw. die Bescheibung nicht verändert wurde, die Werte wie Preis, Kosten, Name,
Beschreibung etc. aus den dazugehörigen Produkten übernommen werden.
Die Buttons:
* //neue Version// Weiter kann ein Angebot mit kopiert werden. In diesem Fall wird eine weitere Version des aktuellen Angebotes erzeugt und die Versionnummer hochgezählt.
* //Angebot hinzufügen// können die Produkte eines anderen Angebotes dem aktuellen Angebot hinzugefügt werden. Es erscheint dann ein Auswahlfenster, in dem das Angebot ausgewählt werden kann.
* //Angebot kopieren// wird eine neues Angebot aus dem aktuellen Angebot erstellt werden. Die Angebotsnummer sowie die Beschreibung werden durch //Kopie von// erweitert. Die Version wird zu 1 gesetzt.
* //Produktstandard übernehmen// können zu allen Produkten, bei denen der Name bzw. die Bescheibung nicht verändert wurde, die Werte wie Preis, Kosten, Name, Beschreibung etc. aus den dazugehörigen Produkten übernommen werden.
* //Auftrag// Das Angebot wird zu einem Auftrag gemacht.
==== Produkte hinzufügen ====
{{ :manual:auftrag:angebotproduktadd.png?300|Produkt zu Angebot hinzufügen}}
Man wählt zunächst im unteren Kartenreiterbereich die entsprechende
Produktkategorie aus. In der Regel ist diese die Kategorie //Produkte//.
Es erscheint ein Tabellenausgabebereich. Durch //hinzufügen/ändern//
erscheint der Eingabebereich für das Hinzufügen von Produkte. Dort kann man
nacheinander die notwendigen Produkte auswählen.
Für das Beispiel wählt man zunächst //Linux Server 19" Rack//. Danach wird
noch //Linux Fileserver Installation// und //1101 Linux Samba mit einem Active
Directory verbinden// hinzugefügt.
Als Ergebnis ergibt sich untenstehende Tabelle
{{ :manual:auftrag:angebotprodukttab.png?600 |Tabelle der Produkte}}
Zusätzlich soll nun noch ein Kundenbesuch zur Installation des
Basissytems hinzugefügt werden. Dazu wird ein zunächst //leeres Produkt// hinzugefügt und
nach den Bedürfnissen angepasst. Dazu wählt man das //leere Produkt// aus. Es
erscheint die Eingabemaske zur Veränderung des Produktes.
{{ :manual:auftrag:angebotprodukt.png?600 |Individuelles Produkt}}
In der ersten Palette können die wesendlichen Daten eines Produktes verändert
werden. In der zweiten Palette kann eine Beschreibung des Produktes eingegeben
werden sowie ein alternativer Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden. Weiter ist
es möglich, das automatische Berechnen der Kosten aus der Material- und Zeitplanung abzuschalten. Die Kosten
können dann manuell eingegeben werden. Zur Kontrolle kann mittels
//berechnen// der Wert aus der Material- und Zeitplanung manuell ermittelt
werden. Ebenso wie bei dem Produkten kann hier angewählt werden, ob die Arbeitsschritte mit zur Auftragsbestätigung
gedruckt werden sollen oder nicht. Voreingestellt ist der Wert aus der Produkteverwaltung.
Falls der Name bzw. die Beschreibung geändert wird, wird das Produkt als eigenständiges Produkt ohne
Bezug auf die Produktdatenbank angesehen. In diesem Fall werden die Daten für
die Material- bzw. Zeitplanung aus der Produktdatenbank kopiert übernommen.
Bei Bedarf kann die Tabelle noch mit Hilfe der Pfeilbuttons und einem
anschliessenden //sortieren// noch sortiert werden.
Durch //Kosten berechnen// kann manuell eine neue Kostenberechnung
angestossen werden. Es werden dann die Kosten der Produkte neu berechnet, bei
denen in den Details //Kosten automatisch berechnen// aktiviert wurde.
Dieses ist nur notwendig, falls es Produkte gibt, bei denen diese Aktivierung verändert wurde.
==== Material- und Zeitplanung ====
Die Material und Zeitplanung geschieht in gleicher Weise wie die der [[#Produktverwaltung|Produkte]].Zusätzlich kann ein Betreuer des Materials angegeben werden. Die Gesamtanzahl des benötigten Materials wird aus der eingegeben Anzahl für Das
Material und der Anzahl der Produkte automatisch berechnet.
==== Angebot für einen Kunden ====
Falls die Vorlage zu einem Angebot für einen Kunden genutzt werden soll, so kann
einfach ein Kunde gewählt werden. Die Vorlage wird dann zunächst kopiert und
dann der Kunde eingetragen.
Danach kann die Angebotsnummer und Beschreibung geändert werden. Nach der Übernahme durch
//Ok// ist das Angebot erstellt. Nun kann es noch angepasst werden. Der Kunde und der
eventuelle Kontakt müssen vorher, wie in [[manual:basic:#Firmen]] beschrieben,
eingegeben sein. Im Beispiel werden die Daten für die //Anfahrt//
jetzt angepasst. Die Entfernung zum Kunden steht jetzt fest, sodass man jetzt
eine konkrete Zeitplanung zur Installation sowie einen Eintrag für die
Fahrtkosten hinzufügen kann. Die Produkte für das Angebot haben sich damit wie
folgt verändert:
{{ :manual:auftrag:angebotproduktkunde.png?600 |Fertige Produkttabelle eines konkreten Auftrags}}
==== Vorhersage ====
{{ :manual:auftrag:angebotvorhersage.png?300|Vorhersagedaten}}
Jedem Angebot können Vorhersagedaten hinzugefügt werden. Dazu steht
die nebenstehende Eingabemaske zur Verfügung. Sie kann im unteren
Kartenreiterbereich unter //Vorhersage// ausgewählt werden. Es kann das
erwartete Auftragsdatum sowie eine Auftragswahrscheinlichkeit angegeben werden.
Die Auftragswahrscheinlichkeit kann aus einer Liste ausgewählt werden. Als
Standard sind folgende Werte konfiguriert:
| interessiert | 10% |
| angeboten | 15% |
| 2. Runde | 30% |
| Auftrag erwartet | 50% |
| mündliche Zusage | 80% |
| verloren | 0% |
| gewonnen | 100% |
Eine Übersicht der Vorhersage über alle Aufträge kann durch Auswahl des
Kartenteiters //Vorhersageübersicht// erreicht werden. Dort werden alle
Aufträge angezeigt, die nicht gewonnen oder verloren wurden.
===== Auftragsverwaltung =====
==== Auftrag erstellen ====
Ein Angebot wird durch den Button
//Auftrag// zu einem Auftrag. Nach einer Nachfrage wird aus dem Angebot ein Auftrag erstellt und die Wahrscheinlichkeit
des Angebotes auf 100% gesetzt. Die Maske für die Auftragsverwaltung ist in
[[#Auftragauftragmaske|der Abbildung]] zu sehen. Sie ist ähnlich aufgebaut wie die der
Angebote. Auch hier gibt es zwei Paletten.
{{ :manual:auftrag:auftrag.png?600 |Maske zur Verwaltung der Aufträge}}
Bei den Stammdaten sind folgende Eingaben zusätzlich hinzugekommen:
* **aktiv** - Wenn der Auftrag aktiv ist können Zeiten zum Auftrag erfasst werden.
* **geschlossen** - Der Auftrag ist beendet. Es können keine Zeiten mehrerfasst werden oder Lieferungen ausgelöst werden.
* **Farbe** - Dem Auftrag kann eine Farbe zugeordnet werden, um ihn in derZeitplanung farblich darzustellen.
Der Auftrag kann als Auftragsbestätigung gedruckt werden. Falls er mit dem Button //Versenden// gedruckt wird, wird gleichzeitig ein Kopie des Briefes in den Dokumenten abgelegt.
==== Produkte verwalten ====
Bei der Übernahme des Auftrages werden die
Produkte der Kategorien //Produkte und Support// übernommen. Die Produkte
können auch hier noch verändert werden. Dazu gibt es einen Eingabebereich, der
ähnlich dem der Angebote ist ( siehe [[#Auftragauftragprodukt|Abbildung]]).
{{ :manual:auftrag:auftragprodukt.png?600 |2 Pallette der Produkte der Aufträge}}
Zusätzlich zu den Eingabemöglichkeiten aus den [[#Angebot|Angeboten]] gibt
es folgende Eingaben.
* **akt. Anzahl** - Gibt die Anzahl der Produkte an, die ausgeliefert und verrechnet werden können.
* **fertig** - Das Produkt ist fertiggestellt. Es können keine weiteren Zeiten zu diesem Produkt erfasst werden.
* **Auftrag mit Arbeitschritten** - Es werden die Arbeitschritte, zu denen eine lange Beschreibung existiert mit auf die Auftragsbestätigung gedruckt.
* **Zeiterfassung automatisch** - Falls die Anzahl des Produktes in Stunden angebeben wird, werden alle Zeiten, die zu diesem Produkt erfasst werden automatisch zur aktuellen Anzahl aufaddiert.
* **Auf den Lieferschein** - Produkte die keinen Preis besitzen werden trotzdemauf einem Lieferschein und der dazugehörigen Rechnung aufgeführt. Ansonsten werden nur Produkte mit einem Preis ungleich Null im [[:manual:verrechnung|Verrechnungsmodul]] erfasst.
* **Kosten neu berechnen** - Falls sich an der Zeitplanung bzw. der Materialplanung etwas ändert werden die Kosten angepasst.
* **kalkulierter Preis/Einheit** - ist der Preis aus dem Angebot. Dieser Wert sollte nicht verändert werden. Falls er doch korrigiert werden muss, muss dasFeld mit verändern freigeschaltet werden.
* **kalkulierter Kosten/Einheit** - sind die Kosten aus dem Angebot. Dieser Wert sollte nicht verändert werden. Falls er doch korrigiert werden muss, muss das Feld mit verändern freigeschaltet werden.
Weiter wird angezeigt, ob es sich um ein Produkt aus dem Angebot handelt oder
nicht.
==== Material- und Zeitplanung ====
Die Material- und Zeitplanung geschieht in gleicher Weise wie die der [[#Produktverwaltung|Produkte]].
Die Werte der Material- und Zeitplanung
sind jedoch unabhängig von den Produkten. Bei der Materialplanung werden
zusätzlich wie in der Abbildung zu sehen zu den Sollwerten die
Istwerte eingegeben.
{{ :manual:auftrag:auftragmaterial.png?600 |Materialplaunug der Aufträge}}
Weiter können die Kosten den tatsächlichen Kosten angepasst
werden. Dabei gehen die kalkulierten Kosten nicht verloren. Die tatsächlichen
Kosten können entweder im ganzen oder pro Einheit eingegeben werden. Nach
drücken der //Returntaste// im entsprechenden Feld wird das korrespondierende
Feld geändert. Zusätzliche kann wie schon bei der Angebotsverwaltung ein
Betreuer angebegen werden.
==== Zeiten ====
Unter dem Kartenreiter //Zeiten// befindet sich eine Tabelle, die
aktuell verbuchte Zeiten aus der Zeiterfassung nach Produkten anzeigt.
==== Projektergebnis ====
Mit dem Kartenreiter //Projektergebnis// kann man sich eine Übersicht über
den aktuellen finanziellen Stand des Projektes verschaffen.
{{ :manual:auftrag:auftragprojektergebnis.png?600 |Auftragsergebnis}}
Es werden nach
Produkten und im Ganzen folgende Werte dargestellt.
* **Produkt** - Name des Produktes
* **Anzahl** - Die Anzahl der zu liefernden Produkte
* **akt. Anzahl** - Die aktuelle Anzahl der Produkte, die zur Auslieferung fertig sind bzw. ausgeliefert wurden.
* **Endpreis** - Der Gesamtpreis aller gleichen Produkte
* **geschätzte Kosten** - Die Kosten die sich aus der Angabe des geschätzten Zeit- und Materialbedarfs ergeben
* **gesch. Projekt DB** - Der geschätzte Überschuss
* **Leistung** - Der Preis der aktuell zur Auslieferung fertigen bzw. ausgelieferten Produkte
* **Kosten** - Die aktuellen Kosten, die sich berechnen aus den geleisteten Stunden und den aktuell verbrauchten Materialien.
* **Projekt DB** - Der aktuelle Überschuss. Zeilen der einzelnen Produkte in denen das Projekt DB negativ und kleiner als das geschätzte Projekt DB werden rot hinterlegt. Die Zeile des gesamten Projektes wird rot hinterlegt, falls das Gesamtprojekt DB negativ ist.
==== Auftragsbilanz ====
{{ :manual:auftrag:auftragbilanz.png?600 |Aufragsbilanz}}
In der Abbildung werden die Werte für den kompletten Auftrag, die fertiggestellten Anteile, die in Lieferung befindlichen Anteile,
die ausgelieferten Anteile, die in Rechnung gestellten und bezahlten Anteile eines Auftrags unterschieden nach Produkten sowie gesamt dargestellt.
Um alle Daten dargestellt zu bekommen werden die Module für die Auslieferung wie die Kontenführung installiert sein.
==== Historie ====
In der //Historie// werden die Veränderungen im Angebot mit Wert,
dem Änderungsdatum und der Person, die sie geändert hat angezeigt.
==== Projekte ====
Mit dem Kartenreiter //Projekte// erreicht man eine Übersicht über das
Projektergebnis aller Projekte. Die angezeigten Werte entsprechen denen aus
den [[#Projektergebnis]]